第11回 座談会レポート 「あなたの最適な選択は..？資料回収とコミュニケーションツール 」
6月28日に開催された会員座談会では「資料回収とコミュニケーションツール」をテーマにディスカッションを行いました。当日は6事務所8名の会員が、各事務所の取組みや課題などについて、活発に意見交換を行いました。
2024 年6 月 28 日 (金) 16:30 ~ 17:30 開催
テーマ：あなたの最適な選択は..？資料回収とコミュニケーションツール
資料回収とコミュニケーションツールの現状
冒頭は、「資料回収とコミュニケーションツールの現状」について、各事務所の報告がありました。
ある事務所では、インボイス制度に対応するため、数年前から資料回収のデジタル化に取り組まれているとのことでした。
ツールの導入だけでなく、紙媒体での資料回収にはオプション料金を設定するなど、紙の使用自体を減らす取り組みも行っているとの報告がありました。
他の事務所では、チャットワークを使った資料回収とコミュニケーションの効率化を目指しているとの報告がありました。
こちらの事務所では、API連携を活用して自動化をもチャレンジされているそうです。
具体的には、チャットワークで受信した資料を自動的に社内のフォルダーに保存する仕組みの導入を検討されているそうです。
この連携により、チャットに添付された資料を担当者が個別にダウンロードして保存する手間が省け、効率的に資料を管理することが可能となるとのことでした。
この他の事務所でもfreee、MyKomonなど、様々なツールの活用について報告がありました。
ツールの統一とセキュリティ
続いて「ツールの統一とセキュリティ」について多くの意見が交換されました。各事務所がどのようにツールを統一しているか、その利点と課題について議論が展開されました。
ある参加者からは、コミュニケーションと資料回収のツールとしてチャットワークを使用しているが、全ての顧客がチャットワークに対応できるわけではないため、ツールの完全な統一は難しいという意見がありました。
そちらの事務所では、社内ではメールワイズという共通のメールツールを使用し、チャットワークでのやり取りは一部のプロジェクトに限定しているとのことでした。
このように、業務の種類ごとにツールを分けることで、幅広い顧客に対応できるようにしているそうです。
また、セキュリティ面では、チャットやオンラインストレージにおけるパスワード保護について、参加者間で様々な意見が交わされました。
具体的には、Excelファイルには個別にパスワードを設定できるが、PDFファイルには有料のAdobe Acrobatが必要であるため、全員に導入するコストが問題となっているとの意見がありました。
一方、チャットツールやオンラインストレージを利用している事務所では、特別なセキュリティ対策としてパスワード保護をかけていないが、オンラインストレージに対する信頼性を理由に追加のパスワード保護は行っていない、という意見もありました。
こちらの事務所ではセキュアSAMBAというオンラインストレージを活用されていて、メールでの送信の場合でも、容量の問題やフィルタリングではじかれるリスクがあるため、このストレージの利用を推奨しているとのことでした。
全体として、パスワード保護の重要性は認識されているものの、実際の運用においてはコストや利便性の問題から、どの程度徹底するかについては意見が分かれていました。
まとめ
今回の座談会では、資料回収とコミュニケーションツールの現状や課題、ツールの統一とセキュリティについて多くの議論が交わされました。
それぞれの課題感と取り組みについて議論することで、新たなアイデアが生まれたり、課題解決のヒントにつながったのではないでしょうか。
研究会では今後も、会員の皆様の情報交換や課題解決につながる座談会を開催してまいります。
