【繁忙期特別企画】新入社員 田中君の日報 Vol. 2

税理士法人タナカックスの新入社員 田中君は会計データ入力やスキャン業務、社内利用の kintoneアプリ の作成を担当しています。初めて迎える会計事務所の繁忙期の様子をコラムにてお届けします。

11/30　繁忙期だからこそ気づくこと

今日はスキャン済み資料の保管倉庫の整理を行った。
返却可能資料が何ヶ月分も溜まっていたり、そもそも対応方法が不明のままの資料が多く残ってしまっている印象で、日に日に倉庫が窮屈になっているような気がする。
今日は出来る範囲で整理をしたが、繁忙期に向けて回収資料が増えてくるので、保管方法も改めて検討する必要があると思った。

12/1　スキャン業務の役割分担

木曜から新たにワーカーさん1名がスキャンメンバーに加わることになった。
今後、私たち部署メンバーはスキャンを行う機会が減っていくことになるが、ワーカーさんにスキャンを依頼する前に、どの資料をスキャンするかを判別する「前捌き」を行う必要が出てくるので、今まで以上にスケジュール感を意識したい。

12/3　ITツールの活かし方

今日はkintoneで作成した「議事録アプリ」のプリントクリエイターの設定を行った。
プリントクリエイターは下地となるPDFをアップロードして、そのPDF上に印刷するアプリの各フィールドを設置していく形となる。
下地のPDFで枠組みを作ると作成者によってそれぞれの文章量が異なるため、文字がはみ出したり逆に余白が大きくなってしまったりする。
現状プリントクリエイターで自動で枠組みを変えるなどの設定がない。
kintoneに限らずどのツールでも「出来ること」「出来ないこと」がある。
1つのツールですべてに対応できることが一番だが、それぞれのツールの特性を見極めて、ある程度許容した上で運用方法を工夫することも重要だと思った。